KOLIKO razmišljate o odabiru riječi prilikom pisanja poslovnih mailova? Vaše riječi doista imaju veći utjecaj nego što mislite. Jedna korisnica Instagrama na svom je profilu objavila savjete kako promijeniti način pisanja poslovnih mailova tako da zvučite profesionalnije i srdačnije, a vaša poruka bude efektivnija i donese vam željena postignuća.
Dani Donovan, dizajnerica i ilustratorica iz Omahe u SAD-u, priznaje da ima problema u prekomjernoj upotrebi određenih riječi i gramatike u svojim poslovnim porukama. Nedavno je postala svjesna toga pa je odlučila promijeniti način na koji odgovara svojim suradnicima, a svoje savjete podijelila je na Instagramu, prenosi Metro.
U slučaju da neko vrijeme niste odgovorili na mail, umjesto "Ispričavam se na kašnjenju", radije napišite "Hvala Vam na strpljenju".
Kada želite vrijeme dogovora prilagoditi svojim potrebama, nemojte osobu pitati kada joj odgovara već radije ponudite termin: "Odgovara li vam u ... sati?"
Napišete li "Uvijek ću rado pomoći", umjesto "Nema problema", ostavit ćete dojam brižnog suradnika na kojeg se može računati.
Kada shvatite da imate bolju ideju od druge osobe, nemojte napisati rečenicu u prvom licu "Mislim da bi bilo bolje...", već radije ostanite neutralni: "Bilo bi najbolje kada bismo..."
Ukoliko se borite s objašnjavanjem nečeg kompliciranog, nemojte se mučiti 40 minuta pišući mail ispočetka već radije predložite sastanak uživo ili telefonski poziv.
Kada niste sigurni je li osobi sve jasno iz vašeg maila, nemojte je pitati "Jeste li sve razumjeli?", nego se ponudite s dodatnim objašnjenjem: "Javite ako imate dodatnih pitanja."
Ako primijetite da osoba kasni sa zadatkom ili važnim odgovorom, umjesto da napišete "Samo provjeravam je li sve u redu", radije pitajte: "Kada mogu očekivati najnovije informacije?"
Kada želite nekome reći da ste pogriješili, umjesto "Uh, ispričavam se, moja greška", radije ih pohvalite za uočeno: "Super, zahvaljujem. Prilažem ispravljeno, javite ako treba još nešto popraviti."
U situacijama kada biste voljeli ranije napustiti sastanak ili dogovor, nemojte pitati možete li otići, već najavite da ćete morati otići: "Trebao/la bih otići malo ranije zbog ... u ... sati". Tako ćete zvučati pristojno, ali i izbjeći definitivno "ne".