SLANJE e-mailova postalo je naša svakodnevica, no mnogi zapravo ne znaju neka od osnovnih pravila koja vrijede za taj oblik komunikacije. Nedostatak poštovanja česta je pojava u e-mailovima, a ponekad možda čak niste ni svjesni da i sami to radite. Stručnjak za bonton William Hanson za Daily Mail je otkrio nekoliko savjeta uz koje možete unaprijediti vlastite vještine komunikacije putem elektroničke pošte.
Ne pišite romane
"Duljina poruke je važna jer ni sami ne želimo primati duge e-mailove. Prema riječima pisca Merlina Manna, 'pretpostavite da su svi zaposleniji i pametniji od vas', stoga svoju poruku uvijek učinite što je moguće kraćom", kaže Hanson.
Sve je u tempiranju
Ako imate naviku buditi se u cik zore i rješavati zaostatke iz vašeg virtualnog sandučića, drugi ljudi vas vjerojatno mrze. Okej, to ne znači da morate prestati taj dio dana posvećivati e-mailovima, ali ono što možete učiniti je, kako kaže Hanson, napisati poruku i spremiti je u 'skice' te je poslati u neko prikladnije vrijeme.
"Neki servisi za slanje imaju opciju zakazivanja slanja pa ju možete idealno iskoristiti u tom slučaju", dodaje te savjetuje da je, ako ne želite da vas se zbog slanja e-mailova gleda poprijeko, najbolje izbjegavati slanje ponedjeljkom prije 10 sati ujutro, kao i vikendom nakon 16 sati. Na pošiljatelju je odgovornost da poštuje primatelja kako bi primio poštovanje natrag.
Ljude pozdravljate onako kako biste to učinili uživo
"Često dobijem e-mail koji počinje s 'Hej, Will' od ljudi koje nikad u životu nisam vidio", ističe William, dodajući kako ljudi često misle da će se doimati simpatičnijima i pristupačnijima ako u porukama koriste nadimke i ležerniji pristup. "Istina je da živimo u opuštenijem društvu, no kada s nekim razgovarajte prvi put, nemojte mu skraćivati ime i biti previše neformalni. Uvijek radite odaberite 'Dragi/a ...' nego 'Hej', 'Bok' ili 'Ćao'", objašnjava.
Ne budite naporni ako ne dobijete odgovor odmah
Poslali ste e-mail u vezi neke važne stvari, no osoba koju čekate nikako da vam odgovori. U tom slučaju, najgore što možete učiniti je ponovno joj prosljeđivati taj isti mail u nadi da će vam odgovoriti, kaže Hanson. Umjesto toga, radije ponovno napišite drugačiju poruku - možda niste dovoljno doprli do primatelja ili vas trenutno smatra manje važnim od nekih drugih ljudi s kojima se dopisuje. Ako ni nakon toga ne dobijete odgovor, jednostavno se pomirite s tim i nađite drugi način.
Izbjegavajte klišeje
Kada nekome želite reći da može računati na vašu pomoć ili da se veselite njegovom odgovoru, to nemojte učiniti tako da napišete šablonsku rečenicu, već u nju unesite malo iskrenosti. Primjerice, kada nekome napišete: 'Molim Vas javite ako imate dodatnih pitanja', čini se kao da ne želite da vam ih postave, kaže William.
Ne započinjite e-mailove s izgovorima
Ako je prošlo dugo vrijeme otkako ste primili neki mail i tek sada odgovarate na njega, nemojte ga započinjati sa: "Žao mi je što kasnim" ili "u velikoj smo gužvi", jer ćete odavati dojam kao da je vaš primatelj samo jedna na popisu obaveza koje morate obaviti. "Radije napišite: 'Hvala Vam što ste mi dali vremena da Vam se posvetim', a sve na što ste se planirali požaliti pretvorite u nešto pozitivno", objašnjava Hanson.
Pazite na naslov
"Pisanje naslova služi kako bismo privukli nečiju pažnju na prvu te istaknuli bit onog što on sadržava", kaže William i savjetuje da izbjegavate korištenje više od pet ili šest riječi. Također, ako je vaš e-mail vrlo kratak, nikako nemojte sadržaj napisati u naslovu, a poruku ostaviti praznu.